Tout groupe d’action certifié peut solliciter des dons ponctuels et/ou des financements réguliers pour financer ses actions via la plateforme Action populaire.
Que vous soyez gestionnaire ou animateur·ice d’un groupe certifié, vous pouvez ensuite demander au Pôle finances de la France insoumise d’utiliser cet argent pour effectuer un achat ou obtenir le remboursement d’un achat effectué (dans le cadre de la législation encadrant l’activité des partis et groupements politiques).
Pour cela un nouveau formulaire est à votre disposition : voici comment le remplir au mieux pour faire valider vos demandes de dépense par le Pôle finances.
Les parties en jaune correspondent aux boutons et aux saisies nécessaires pour avancer.
1 - Gérer le groupe certifié
Sur la page de gestion de votre groupe local, partie « Caisse du groupe » vous pouvez consulter le solde disponible et retrouver les liens vers les pages de dons et de contributions financières fléchés vers votre groupe d’action.
Sur cette même page, vous aurez aussi la possibilité de consulter la liste des demandes de dépense existantes et de créer une nouvelle demande.
Cliquez sur « Créer une demande de dépense ».
La page du questionnaire avec les différentes étapes s’ouvre alors.
2 - Naviguer dans le formulaire
Les différentes étapes sont cliquables et vous pouvez passer sans restriction de l’une à l’autre pour modifier les informations que vous avez saisies.
La complétion complète du questionnaire peut prendre une dizaine de minutes si ce n’est plus, c’est pourquoi il vous est possible d’enregistrer en mode brouillon et d’y revenir plus tard, dans la partie Caisse du groupe.
La demande ne pourra être envoyée pour validation à la personne qui co-anime le groupe avec vous qu’une fois que tous les champs obligatoires auront été renseignés et que le solde du groupe sera suffisant pour régler la dépense.
3 - Compléter le formulaire
Précisez s’il s’agit du remboursement d’une dépense passée ou du règlement d’un achat prévu, puis donnez-lui un titre.
Attention : une demande de paiement ne correspond pas à une avance de la France Insoumise pour un achat que vous effectuerez vous-même, mais une délégation de paiement. Une fois la demande validée, le Pôle finances se chargera d’effectuer le règlement par virement bancaire. Vous n’aurez ensuite qu’à lui transmettre la facture pour finaliser la demande.
Choisissez la catégorie qui correspond le mieux à la dépense effectuée / à effectuer.
Il est très important de séparer les différentes dépenses selon leur type, pour la comptabilité. Une seule catégorie de dépense est possible.
Par exemple, si vous avez acheté de la colle et de la nourriture pour un même événement, il vaut mieux faire une demande pour chaque.
Précisez si la dépense est liée à un événement de votre groupe et lequel. Si c’est un achat pour le groupe d’action en général (comme du matériel de longue durée), n’indiquez aucun événement.
Indiquez ensuite le nom et le numéro de téléphone de la personne qui pourra être contactée par le Pôle finances pour des éventuelles questions relatives à cette demande. Par défaut, ces champs seront rempli avec les coordonnées de la personne qui créé la demande (vous), mais vous pouvez les modifier.
Renseignez le type de justificatifs en leur donnant un titre et chargez-les dans l’interface.
Faites bien attention à cliquer sur « Ajouter » après avoir importé un document. Une fois ajoutés, les documents apparaîtront au dessus du champ avec un bouton de suppression.
Pour tout type de demande, l’ajout d’au moins une pièce justificative est obligatoire pour envoyer la demande au Pôle finances de la France Insoumise : la facture de l’achat dans le cas d’un remboursement ou le devis dans le cas d’une demande de paiement à venir.
Ce qui peut être une pièce comptable
- Facture
- Ticket de caisse (pas le reçu de carte bancaire)
- Devis
- Facture pro-forma (c’est-à-dire avant qu’elle ne soit acquittée)
- Justificatif de transport
Ce qui peut être un complément de justificatif
- Photographie de l’événement
- Impression : BAT, photographie des impressions, tract au format PDF
- Capture d’écran de la page de l’événement sur Action populaire ou du visuel de l’événement
Assurez-vous que vos documents soient suffisamment lisibles pour faciliter la validation de la demande. Les documents numériques ou scannés sont à favoriser.
Si vous avez pris en photo le document avec votre téléphone, les options de luminosité, de netteté et de contraste de votre application pour lire vos photos peuvent vous aider à rendre le tout plus lisible.
Indiquez le montant de la dépense.
Concernant le montant de votre dépense, vous ne pourrez faire valider la demande qu’une fois le solde de votre groupe suffisant.
Indiquez les coordonnées bancaire de la personne ou du prestataire à payer.
Si la somme est avancée par quelqu’un (par exemple, un ticket de caisse lors d’un achat pour un apéro citoyen), renseignez les coordonnées bancaires de la personne à rembourser.
S’il s’agit d’une prestation (par exemple, l’imprimeur pour imprimer des tracts, la location de matériel pour une réunion publique…), renseignez les coordonnées bancaires du prestataire.
Les coordonnées bancaires sont obligatoires pour la validation de la demande.
4 - Valider le formulaire
Une fois tous les champs nécessaires remplis, vous pouvez Envoyer la demande de dépense à votre co-animateur·ice qui devra donner son approbation avant la transmission au pôle financier.
Si votre demande de dépense est en brouillon et vous y revenez après l’avoir créée, vous pourrez, si celle-ci est complète, l’envoyer pour validation directement à partir de la page de suivi.
La page de suivi est accessible en cliquant sur le bouton « Voir » d’une demande dans la liste qui se trouve juste en dessous du bouton de création.
Attention, sur la page de suivi de la demande, les pièces jointes sont séparées du reste du formulaire car il est possible d’en ajouter, si besoin, à n’importe quel moment, même lorsque la demande a été transmise au Pôle finances et le reste n’est plus modifiable.
5 - Suivre la demande
Une fois votre demande créée et envoyée pour validation, elle est susceptible de changer de statut. À chaque fois, vous serez prévenu·e par e-mail et sur la page de suivi si une action est requise de votre part.
Toutes les évolutions de la demande et leur impact sur le solde du groupe sont consultables sur la page de la demande, dans la partie Suivi.
Liste des différents statuts et de leur signification :
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.
